Blog · Het jaarplan 2027 · Deel 4 van 6: welke aanpak werkt?
Eerst begrijpen, dan oordelen
TL;DR
- De aanpak is een volgorde in de tijd: begrijpen in de eerste helft van het planseizoen, oordelen in de tweede. Wie dat omdraait, bouwt het dak vóór de fundering.
- Maak het plan vóór de doelstellingen. Wie eerst de doelstellingen vaststelt, schrijft daarna een toelichting bij een getal.
- Vier fasen, vier maanden: begrijpen, kiezen, onderbouwen en toetsen, vertellen en bevriezen. Elke fase heeft een eigen toets.
- Ben je later begonnen: knip in de tijd, maar sla geen fase over.
Het zijn woorden die ik bijna dagelijks tegen m’n opdrachtgevers zeg: “eerst begrijpen, dan oordelen”. Het is voor veel mensen heel moeilijk, omdat oordelen veel makkelijker is dan begrijpen. En het is ook menselijk.
De analogie met de planningscyclus is snel gemaakt: vaak is dit eigenlijk een soort targetbrouwerij. Ergens in oktober moeten de cijfers naar de directie, dus daar begint iedereen: bij het targetformat, de templates van finance, de “bottom-up” die eigenlijk top-down is. Het jaarplan komt daarna, als de getallen al vaststaan. Ik heb dat vaak genoeg zien gebeuren, en ik snap het ook: het target heeft een deadline, het plan niet. Maar als je niet weet of je targets echt haalbaar zijn, heb je een grote kans dat je het hele jaar achter de feiten aanloopt.
En: dan is het plan geen plan meer. Het is een toelichting bij een getal. En daarmee zijn we bij de vraag van dit deel: welke aanpak werkt? Het eerlijke antwoord is dat de aanpak geen methode is, maar een volgorde in de tijd. Eerst begrijpen, dan oordelen. En dat begrijpen kost de helft van de tijd, of meer.
Maak het plan vóórdat je de doelstellingen berekent
Dit is de ingreep met de meeste impact: haal het plan naar voren, zodat de doelstellingen uit het plan volgen en niet andersom. In deel 2 stond waarom een jaarplan anders al snel een verlengde forecast wordt; de planningscyclus is de plek waar dat gebeurt. Als de getallen eerst worden vastgesteld, gaat elk gesprek daarna over de getallen: waarom die plus tien, waarom dat kanaal. Niemand vraagt nog of de strategie klopt, want de strategie ís het getal.
Praktisch betekent dit dat het begrijpen in september moet gebeuren, niet in november. Dat voelt vroeg. Het is precies op tijd.
Vier fasen, vier maanden
Zo ziet het planseizoen eruit als je de volgorde aanhoudt. De maanden zijn een ritme, geen wet: wie later begint, knipt in de tijd, maar slaat niets over.
September: begrijpen. Buiten en binnen in kaart, en de synthese daartussen. De kengetallen vijf jaar op een rij en de inzichten in de woorden van de klant, zoals in deel 2. En de gesprekken met de mensen die de feiten hebben, zoals in deel 3. Deze fase is af als de synthese in één zin staat: dit is er aan de hand, en daarom doet het er nu toe. De toets: kun je die zin zeggen zonder de slides erbij?
Oktober: kiezen. De richting, voor wie je het doet, en waarlangs. Dit is de maand van de werksessies, en van het debat als je het aandurft. Deze fase is af als er één keuze staat, met de afgewezen alternatieven ernaast. De toets: is het één keuze, of drie ambities in een jasje?
November: onderbouwen en toetsen. Het hele plan op één pagina in de OGSM, en dan pas de doelstellingen: afgeleid uit het plan en gelegd naast de realisatie van de afgelopen jaren. En daarna de toets die bijna iedereen overslaat: doe alsof het plan mislukt is en zoek de redenen. Daarover in het slotdeel meer. Deze fase is af als de OGSM staat en het plan een test heeft doorstaan. De toets: staat er iets op die ene pagina dat hiervoor niet is opgebouwd?
December: vertellen en bevriezen. Het verhaal in vijf minuten, de terugkoppeling aan iedereen die meebouwde, en dan bevriezen. Vanaf januari verandert het plan alleen nog via de sturing, niet via nieuwe inzichten op de gang. De toets: kan iedereen die het moet uitvoeren, het navertellen?
Wat je niet tegelijk doet
De meeste planprocessen mislukken niet op de inhoud maar op de volgorde. Drie versies daarvan zie ik steeds terug.
- Rekenen in september: de spreadsheet gaat open voordat iemand weet wat er aan de hand is, en daarna is elk inzicht een verstoring van het model.
- Betrekken in december: de organisatie mag meedenken als alles al vaststaat, en voelt dat.
- Alles in één sessie: analyse, keuze en doelstellingen op één middag, waardoor de scherpe vraag nooit gesteld wordt.
De remedie is steeds dezelfde: niet harder werken, maar in de goede volgorde.
Deze serie volgt trouwens hetzelfde ritme. De delen over de analyse, de data en de mensen kwamen in september. Het bestaansrecht komt in oktober, bij het kiezen. En de toets komt in november, als het plan er ligt.
Volgende keer deel 5: wat is je bestaansrecht? Korte versie: eerst de basis op orde, dan uitbreiden. En bij dit deel hoort gereedschap: de kalender voor het planseizoen, met per fase wat af moet zijn, wie erbij zit en welke toets je haalt.
Download
De kalender voor het planseizoen: de vier fasen op een tijdlijn, per fase wie erbij zit en welk gereedschap je pakt, een werkblad om terug te rekenen vanaf je eigen deadline, en wat je doet als je later begint.
Bekijken (pdf) Zelf gebruiken (pptx)