Blog · Het jaarplan 2027 · Deel 3 van 6: wie betrek je erbij?
Draagvlak koop je niet achteraf
TL;DR
- Eigenaarschap ontstaat alleen bij echte invloed: eerlijk over wat vastligt, ruimte waar het kan, en terugkoppeling achteraf. Schijninspraak kost meer dan geen inspraak.
- De werksessie is een onderzoeksinstrument, geen draagvlakmachine: je haalt er de feiten op bij de mensen die ze kennen.
- Een andere werkvorm dan gebruikelijk werkt verfrissend: een debat met stellingen haalt argumenten boven die anders nooit op tafel komen.
- Wie mensen echt laat meebouwen, slaagt aantoonbaar vaker. Toch gebeurt het maar bij één op de vijf beslissingen.
Het plan is af. De hoofdstukken kloppen, de cijfers staan, het MT is akkoord. En dan komt het moment dat we het "gaan ophalen bij de organisatie": een sessie, een presentatie op het scherm, post-its op tafel. De uitnodiging zegt meedenksessie. Maar iedereen in de zaal voelt binnen tien minuten wat het echt is: een bezichtiging. Het huis is al gebouwd, we mogen nog iets vinden van de kleur van de voordeur.
Ik chargeer, en ik heb zelf ook zulke sessies georganiseerd. De bedoeling deugt bijna altijd: je wilt mensen meenemen. Maar meenemen is iets anders dan meebouwen, en dat verschil bepaalt of het plan straks gedragen wordt of gedoogd.
Uit deel 1 weet je al dat de helft van de organisatiebeslissingen mislukt. Hetzelfde onderzoek laat ook zien wat wél werkt: wie de mensen om wie het gaat echt laat meebouwen, slaagt aantoonbaar veel vaker. En toch gebeurt dat maar bij één op de vijf beslissingen (bron 1). Het beste gereedschap ligt er, en we pakken het zelden.
Schijn is duurder dan niks
Waarom werkt die meedenksessie achteraf dan niet gewoon een beetje? Omdat mensen feilloos ruiken of er nog iets te beïnvloeden valt. Vraag je om input op iets dat al vaststaat, dan leren mensen twee dingen: mijn inbreng doet er hier niet toe, en de volgende uitnodiging kan ik overslaan. Dat is duurder dan niet vragen.
De remedie is geen grotere sessie maar een eerlijker gesprek: dit ligt vast, en hier is nog echte ruimte. Mensen kunnen uitstekend leven met kaders, zolang je er niet omheen draait.
De werksessie is een onderzoeksinstrument
De echte omkering is deze: je nodigt mensen niet uit óm draagvlak te krijgen. Je nodigt ze uit omdat zij dingen weten die jij niet weet. De accountmanager weet waarom deals stranden. De klantenservice hoort dagelijks waar klanten op afhaken. De monteur, de adviseur, de teamleider: zij zitten op de feiten en verhalen waar deel 2 om vroeg. Een werksessie is een onderzoeksinstrument, geen draagvlakmachine.
En het mooie is: eigenaarschap is het bijproduct van serieus genomen worden. Wie draagvlaksessies organiseert om draagvlak te krijgen, krijgt post-its. Wie mensen als bron behandelt, krijgt een beter plan én de mensen die het willen uitvoeren.
Nodig dus breder uit dan de vertrouwde kring. Niet alleen de managers die er altijd zitten, ook de mensen die het werk doen. En stuur vooraf iets op: de vraag van de sessie en de feiten tot nu toe, zodat niemand ter plekke hoeft te raden waar het over gaat.
Doe het eens niet met post-its
Eén ding komt in een sessie nooit vanzelf: tegenspraak. Zeker niet als de baas aan tafel zit. Twee werkregels helpen altijd: de hoogste in rang praat als laatste, en twijfel krijgt expliciet toestemming.
Maar de grootste winst zit in de werkvorm zelf. Dit jaar heb ik twee keer een debat georganiseerd in plaats van de gebruikelijke sessie. Vooraf had ik stellingen klaar over de onderwerpen waarvan ik wist dat er spanning op zat. Deelnemers kregen een kant, vóór of tegen, en die moesten ze verdedigen. Het publiek koos vooraf partij en mocht tijdens het debat overlopen. Het verraadt mijn achtergrond in het debatteren, maar het werkte verrassend goed.
Om te beginnen omdat de spelregels van een debat mensen laten uitpraten, iets wat in een gewone sessie zelden lukt. Maar vooral omdat je in een debat een kant verdedigt in plaats van je eigen mening. Dat haalt de tegenspraak uit de persoonlijke sfeer, en er kwamen argumenten op tafel die anders nooit hardop waren gezegd. En het publiek dat overloopt, maakt zichtbaar wat draagvlak eigenlijk is: mensen die van gedachten veranderen omdat ze de argumenten hebben gehoord. Het wederzijds begrip dat daaruit ontstond, deed meer voor het draagvlak dan welke roadshow ook.
De spelregels van het Lagerhuisdebat en de zes vragen waarmee je een standpunt opbouwt of onderuithaalt, staan in het draaiboek bij dit blog. De les is breder dan het debat: een werkvorm die anders is dan wat iedereen gewend is, werkt verfrissend. Een pre-mortem, waarin je doet alsof het plan al mislukt is en de redenen verzamelt, doet iets vergelijkbaars; daarover in het slotdeel van deze serie meer.
De terugkoppeling is het sluitstuk
En dan het onderdeel dat bijna iedereen overslaat: laat achteraf zien wat er met de inbreng is gebeurd. Dit hebben we overgenomen, dit niet, en hierom. Eén pagina is genoeg. Het is het bewijs dat meedoen zin had, en het rijmt met de regel uit deel 1: laat zien wat je niet doet. Zonder terugkoppeling was de sessie alsnog een bezichtiging, alleen met meer koffie.
Wat je nooit doet
Tot slot drie dingen die je in een plansessie nooit doet. Stemmen over de strategie: een plan is geen verkiezing, iemand moet kiezen en dat mag je gewoon zeggen. Consensus als eis: een eerlijk proces betekent dat iedereen gehoord is, niet dat iedereen zijn zin krijgt. En post-its als resultaat presenteren: de oogst van een sessie is pas iets waard als iemand er de synthese van maakt.
Volgende keer deel 4: welke aanpak werkt voor een jaarplan? Korte versie: eerst begrijpen, dan oordelen.
Download
Het draaiboek voor de plansessie: van de toets vooraf tot de terugkoppeling, met het debat als werkvorm, de spelregels en de zes geschilpunten om een standpunt op te bouwen of onderuit te halen.
Bekijken (pdf) Zelf gebruiken (pptx)Bronnen
- Nutt, P.C. (1999). Surprising but True: Half the Decisions in Organizations Fail. Academy of Management Executive, 13(4), 75-90.